Come scrivere un Comunicato Stampa

Come scrivere un Comunicato Stampa efficace

 

Introduzione – Comunicato stampa. Cosa è? A cosa serve?

Il comunicato stampa è una comunicazione in forma scritta a cui si ricorre per annunciare notizie di vario genere agli organi di stampa. Notizie, ovviamente, di interesse pubblico o di pubblica utilità che possono essere pubblicate dalle testate giornalistiche: giornali cartacei, siti web d’informazione, tv, radio.

Perché si scrive un comunicato stampa? E come si fa?
I comunicati stampa vengono realizzati per dare diffusione a delle informazioni provenienti da diversi soggetti, pubblici e privati, di cui i cittadini devono essere infromati. Ad esempio, un’amministrazione comunale può diramare un comunicato stampa per annunciare cambiamenti alla viabilità cittadina. Un’azienda può comunicare che sta per aprire una nuova filiale. Un’associazione può annunciare il programma di un festival culturale.
Non esistono segreti inaccessibili su come scrivere un comunicato stampa. Oggigiorno su Internet è possibile trovare molti modelli di comunicati stampa, per riuscire a capire qual è la struttura di questo particolare testo informativo.
InfoSeek.it ti spiega come si fa un comunicato stampa, come realizzare un comunicato efficace, come e a chi inviare il tuo comunicato stampa e molto altro ancora.
In questo articolo trovi istruzioni dettagliate per per redigere il tuo comunicato, utili sia se sei un dilettante alle prime armi, sia se sei un addetto stampa professionista che vuole tenersi sempre aggiornato.

Ecco spiegato in 12 punti come scrivere un comunicato stampa efficace.

1 – I contenuti per prima cosa!

Il comunicato stampa deve essere scritto bene, anzi, impeccabile. Non esistono alternative: se vuoi evitare che i tuoi comunicati vengano cestinati, allora devi seguire attentamente le regole di scrittura del comunicato stampa.
In questo articolo trovi le regole per la redazione del tuo testo, ma anche le regole fondamentali di comportamento. Se ti presenti come un addetto stampa professionista, non puoi offrire niente di meno per il tuo servizio.

Per prima cosa, prima di scrivere un comunicato stampa individua il pubblico di riferimento, e tienilo ben presente in mente anche quando ti troverai a redigere il testo. Focalizzati sul tuo pubblico di riferimento. Buona parte dei tuoi lettori sono giornalisti, caporedattori, direttori. Sono loro il target su cui fare colpo: loro hanno la facoltà di pubblicare la tua storia, se la reputano notiziabile e interessante, sono loro che possono darti un’importante occasione di esposizione mediatica.

Andiamo alla scrittura del comunicato stampa. Il primo paragrafo deve rispondere alle domande fondamentali: Chi, Cosa, Quando, Dove, Perché, Come le 5 W+H del giornalismo. Te lo senti ripetere dai tempi della scuola: è sempre la solita lezioncina di giornalismo. Sì, ma non sminuire questo aspetto: l’attacco del comunicato stampa è praticamente una delle poche occasioni che hai per agganciare l’attenzione del lettore. Non buttare via questa opportunità.

I contenuti del tuo comunicato stampa devono andare dritti al punto, alla notizia. Devono essere precisi, curati e di facile lettura. Attento a non cedere alla tentazione di “romanzare” il comunicato stampa. Il tuo unico scopo è quello di stimolare l’interesse degli organi di stampa. Dovrai coinvolgerli, persuaderli a chiedere ulteriori informazioni.
Qualche dato: i comunicati stampa brevi (tra le 175 e le 300 parole), se scritti bene, hanno maggiori possibilità di essere pubblicati. Perché? La risposta è semplice: i giornalisti hanno bisogno di riempire la sezioni delle notizie brevi. Hai presente quelle colonne o riquadri su quotidiani, riviste e siti web di informazione dove ci sono tante notizie brevi, ridotte proprio all’essenziale? Bene, e sai da dove vengono quelle notizie? Dai comunicati stampa.
Un comunicato stampa ben scritto, dal tono informativo, riesce a saltare l’ostacolo del cestino e a tagliare il traguardo, arrivando direttamente alla pubblicazione sulle pagine dei giornali.

2 – Se nessuno pubblica il tuo comunicasto stampa

Se hai fatto un buon lavoro con la redazione del comunicato stampa, ora starai ricevendo telefonate e email dai giornalisti interessati alla notizia. Ma se il tuo comunicato stampa è scritto in maniera poco chiara, l’unica telefonata che riceverai sarà quella del tuo cliente che vuol sapere perché nessuno ha pubblicato la notizia.

Se i giornalisti non si fanno sentire, forse i testi dei tuoi comunicati stampa sono poco chiari, e, quindi, poco credibili. Non puoi assolutamente permetterti di essere etichettato come una fonte di notizie non attendibile. Perciò, prova a perfezionare il metodo e lo stile di scrittura del comunicato stampa.

Mai gonfiare una notizia. Se proprio devi comunicare risultati molto positivi, importanti traguardi raggiunti, assicurati di riportare i dati esatti e di citare la fonte, quando possibile. Questo conferirà autorevolezza al tuo testo.
Il problema, però, è che quello delle belle notizie è un terreno piuttosto scivoloso: quando un comunicato riporta dati particolarmente positivi, si potrebbe innescare l’effetto “è troppo bello per essere vero”. Qualche giornalista sarà indotto a pensare che tu stia gonfiando la notizia, insomma. Basta un episodio come questo e qualche giornalista inizierà a snobbare i tuoi comunicati stampa in futuro. Come risolvere situazioni così delicate con diplomazia?

Se non puoi fornire la fonte o testimonianza di un dato, spesso, non è nemmeno colpa tua, ma del tuo committente, a dirla tutta. La soluzione per non perdere un cliente ed essere considerato attendibile dalla stampa è dire la verità. Fa’ presente ai tuoi lettori che stai diramando una notizia (vera!), purtroppo non supportata da dati certi: le redazioni comprenderanno la situazione e tu non ci perdi la faccia.

3 – Errori di scrittura e Grammatica

Un testo scritto male farà perdere credibilità a te e al tuo cliente. Quindi ecco cosa devi fare per scrivere un comunicato stampa impeccabile: leggi il testo una prima volta dopo averlo scritto, apporta eventuali modifiche leggi di nuovo il comunicato dopo averlo corretto. Ok, se il testo ha superato tutte le fasi del “controllo qualità”, allora è pronto per essere diramato alle testate giornalistiche.

Ma a cosa devi prestare attenzione, di preciso, quando rileggi il comunicato stampa?

Innanzitutto, fa’ attenzione agli arzigogoli grammaticali, alle parole pompose, alla sintassi contorta. Il comunicato stampa deve essere un testo informativo semplice, chiaro, scorrevole. Non devi sfoggiare il tuo sapere. Poi, occhio a errori e refusi. Diciamo la verità, anche gli scrittori più abili commettono errori di grammatica o di battitura. Tuttavia, con il metodo leggi-modifica-rileggi, ridurrai al minimo il rischio di errore.
Qualche aiuto in più. Stampa il tuo comunicato: leggere una copia cartacea ti aiuterà a scovare ogni svista. Un segreto del mestiere molto utile specialmente quando hai a che fare con un comunicato più lungo del solito. Se puoi, chiedi a un collega o a un amico di fare una revisione del comunicato stampa. A volte, anche se leggi e rileggi il comunicato stampa, può capitare di non riuscire a vedere degli errori. Perciò, far vedere il testo a un’altra persona potrebbe essere una buona soluzione.
Oppure, dormici su una notte e rileggi il comunicato stampa la mattina, quando sarai più fresco e carico: vedrai che differenza rispetto al giorno prima!
Fare questo test ti aiuterà a migliorare il tuo comunicato dal punto di vista della forma e anche dei contenuti: potrai verificare se risponde veramente allo scopo comunicativo prefissato.

4 – Quando inviare un comunicato stampa?

Il quesito che tormenta qualunque ufficio stampa. Finalmente la tua domanda riceverà la tanto sospirata risposta. Quando e con quale frequenza si deve inviare un comunicato stampa? Dipende dal settore di riferimento del cliente per cui lavori. Qual è l’argomento del comunicato stampa? Ipotizziamo che ti occupi dell’ufficio stampa di un’azienda. In questo caso, è regola generale scrivere e diramare due comunicati stampa al mese. Ma se l’azienda non ha notizie interessanti da comunicare, allora un comunicato stampa al mese andrà benone.

Hai scelto di non essere troppo invasivo con i tuoi comunicati stampa, e al cliente va pure bene. Però, il rischio che i propri comunicati stampa vengano cestinati è sempre in agguato. O, peggio, che le redazioni li classifichino come “spam” relegandoti per sempre nel regno delle fonti d’informazione non interessanti. Ti diamo un ultimo avvertimento, quindi. Ci sono aziende, enti e istituzioni che hanno la brutta abitudine di ammorbare le testate giornalistiche con dei comunicati stampa settimanali. Anche quando non hanno niente da dire. Ecco, cerca di rivere questo aspetto, se necessario. Da consulente, il tuo lavoro consiste anche nel realizzare un piano editoriale consono e ragionevole per i tuoi clienti. Pensaci su prima di limitarti a fare ciò che vuole il capo e valuta se hai in mano delle notizie di valore o no.

5 – Quando non hai notizie da divulgare

Va bene seguire la via delle sobrietà. I giornalisti ti adoreranno se sai quando è il caso di inviare un comunicato e quando no. Però non cadere nella trappola opposta: pensi di non avere alcuna notizia tra le mani? Non hai la più pallida idea di cosa scrivere?

Ipotizziamo ancora che ti occupi dell’ufficio stampa di un’azienda. Nelle imprese di medie e grandi dimensioni succede sempre qualcosa! Pensa a quanti cambiamenti può subire un’azienda: l’insediamento di un nuovo manager o dirigente, il lancio di nuovi prodotti e servizi o il loro restyling, le iniziative inerenti le politiche di responsabilità sociale e le buone pratiche di sostenibilità ambientale, l’introduzione di tecnologie innovative e così via. Insomma, c’è sempre qualcosa di cui scrivere.

Basta avere una buona storia da raccontare. Oppure, se siete dei comunicatori scaltri, saprete come presentare bene una notizia “minore”, senza strafare o dichiarare il falso. Qualunque sia la vostra scuola di pensiero, con queste regole per scrivere comunicati stampa, riuscirete sicuramente a fare presa sui giornalisti.

E ricorda: il comunicato stampa è anche una forma di Brand Marketing: rafforza l’immagine del marchio e dà popolarità all’azienda, così da renderla riconoscibile al grande pubblico. Sei ancora sicuro di non aver niente da scrivere?

6 – Le immagini del Comunicato Stampa

Se hai la possibilità di mettere a disposizione delle immagini, fallo: renderà il comunicato stampa ancora più appetibile. Le immagini, come si dice, raccontano più di mille parole. Cosa sarebbero giornali e riviste senza foto, solo testo?

Le immagini parlano da sole, catturano l’attenzione. Anche le foto dei tuoi comunicati stampa contribuiscono a fare Branding: plasmano l’immagine dell’azienda e come questa viene percepita all’esterno.

Il suggerimento è di non inserire foto in allegato molto pesanti. Manda anche una sola foto in qualità compressa. Se le redazioni hanno bisogno di altre foto, te le chiederanno.

7 – Lessico e Sintassi del Comunicato Stampa

Il comunicato stampa efficace è quello che permette a chiunque di capire. Evita di utilizzare un linguaggio eccessivamente forbito, o espressioni leziose. Togli aggettivi e avverbi inutili. Basta qualche parola di troppo per far perdere il filo del discorso. È vero, però, che a volte è necessario fare ricorso alla terminologia tecnica: va bene, ma non strafare. Il compito di un addetto stampa è quello di comunicare delle notizie con un linguaggio ampiamente accessibile.

Se abusi di tecnicismi, il tuo comunicato stampa potrebbe essere cestinato. E verrà pubblicato un comunicato stampa più facile da capire. I giornalisti non specializzati o il lettore medio non conoscono il tuo gergo tecnico, perciò è inutile insistere.

Ma quando sai di doverti rivolgere a qualcuno che conosce il tuo campo, la tua nicchia, allora in quel caso puoi utilizzare un linguaggio specializzato nel comunicato stampa. Quando scrivi a testate giornalistiche specializzate, ad esempio.

Ricorda, il comunicato stampa deve andare dritto al punto e deve essere essenziale, nel lessico e anche nella sintassi. Costruite frasi brevi e periodi semplici. E, soprattutto, fate attenzione alla struttura dell’informazione: la chiave di volta è la “piramide invertita”. La piramide invertita è quella struttura per cui l’attacco, le primissime frasi del comunicato stampa, deve contenere tutte le informazioni essenziali (la regola delle 5 W+H). Dopo aver dichiarato qual è la notizia nelle prime righe, non dovrete far altro che aggiungere particolari di contorno, i dettagli, che completeranno l’informazione.

8 – Notiziabilità

Andiamo dritti al sodo: hai veramente una notizia? Stai per scrivere un comunicato stampa per raccontare qualcosa di concreto o solo perché ti è stato richiesto?
Innanzi tutto, non diramare un comunicato stampa solo perché devi farlo. Non puoi diffondere comunicati senza scopo con informazioni prive di interesse pubblico. In qualità di addetto stampa, hai la facoltà e il dovere di spiegare al tuo cliente quali informazioni sono notiziabili e quali no. È una questione di professionalità e onestà. Se fornisci una consulenza errata al tuo cliente, ci rimetterete entrambi. Concorda con il tuo cliente un piano editoriale con informazioni notiziabili, utili, che risultino d’appeal per le redazioni.

Scrivi un comunicato stampa con informazioni di interesse giornalistico, racconta una storia notiziabile. È possibile legare le tue notizie a un particolare momento dell’anno o a un evento specifico di interesse? Se puoi, sfrutta occasioni di questo genere per fare maggiore risonanza alle tue notizie, offrendo così ai giornalisti un assist importante.

9 – Autorizzazioni

Al momento della stesura del comunicato stampa, ti capiterà di dover riportare le dichiarazioni di alcune persone. In questi casi, devi assolutamente avere l’autorizzazione da parte di queste persone, prima di divulgare le loro dichiarazioni. Senza autorizzazioni, il rischio querela è praticamente dietro l’angolo, e puoi star sicuro che l’azienda per cui lavori non vuole passare guai.
Se hai familiarità con la persona in questione, uns conferma a voce o per telefono potrebbe bastare. Ma se non la conosci, richiedi una liberatoria scritta.

10 – Anatomia di un comunicato stampa

Un comunicato stampa deve presentare determinate caratteristiche per essere definito tale. Ecco cosa non deve mancare nel tuo comunicato:

Indicazioni sulla data. Inserisci la data in cui invii il comunicato stampa. Ma devi fornire anche indicazioni sul momento in cui vuoi che la notizia sia pubblicata. Puoi scegliere tra queste formule: “Per immediata pubblicazione”, “Da pubblicare entro”, “Da pubblicare a partire da”.
Informazioni di contatto. Inserisci tutte le informazioni possibili: numero di telefono, fax, indirizzo email. Non fornire i propri contatti darà l’impressione che la notizia non sia attendibile, equivale praticamente a dire “non voglio essere contattato”. I giornalisti penseranno che abbiate qualcosa da nascondere.

Titolo. Va inserito in cima alla pagina e deve essere studiato per catalizzare l’attenzione. Senza un titolo forte, rischiate di compromettere lo scopo del comunicato stampa. Per quanto possa essere interessante e ben scritta, la vostra notizia sarà cestinata senza un titolo allettante.
Una delle strategie più efficaci è inserire una domanda nel titolo, esplicita o implicita. Un titolo di questo tipo “Passa a una vita più sana in 10 mosse. Conosci già i segreti di una vita migliore?” genera curiosità nel lettore e spinge chiunque, anche giornalisti e direttori, a leggere il comunicato.
Il titolo deve mettere a fuoco la notizia, deve fornire la ragione per cui un comunicato merita di essere pubblicato. Nella ricerca spasmodica della notizia, talvolta si rischia di scadere nel sensazionalismo. Bisogna, invece, rimanere bilanciati, onesti e trasparenti. Un conto è presentare un’informazione “dal lato giusto”, quello di maggior interesse giornalistico. Cosa ben diversa è dichiarare il falso. Insomma, immagina di dover fare una fotografia. Quello che devi fare è semplicemente scegliere la prospettiva più favorevole prima di scattare, non devi ritoccare la foto una volta fatta.

Sommario (definito in alcuni casi anche Catenaccio). Si tratta del testo che segue immediatamente il titolo, in pratica, la seconda chance di fare colpo sui media. Altro spazio in cui è necessario inserire informazioni forti, di primo piano: è l’ideale per riportare dichiarazioni d’impatto, ad esempio.

Testo. Sei arrivato al corpo del comunicato stampa. Per prima cosa, pensa all’attacco (lead): in un paio di frasi devi spiegare la notizia. Dopo aver centrato il punto, dovrai ampliare la tua narrazione e fornire tutti i dettagli utili. Ricorda di essere breve e conciso e non preoccuparti se il tuo comunicato stampa non è esaustivo: la sua funzione è quella di solleticare l’interesse delle testate giornalistiche. Saranno poi loro a contattarti per chiedere ulteriori informazioni e tratte le conclusioni circa la tua notizia.

Chi siamo. Non molti inseriscono una sezione dedicata alle informazioni essenziali sul cliente. Ma è buona abitudine farlo, per ricordare ai giornalisti di chi stai parlando. Puoi scrivere qualcosa come “L’azienda XYZ opera nel settore dell’edilizia civile dal 1950. XYZ negli anni è diventata leader internazionale del settore domotica e tecnologie applicate all’ambiente domestico”.

Fine del comunicato stampa. Alla fine del tuo comunicato stampa, scrivi semplicemente ### su una linea nuova sotto al testo del comunicato. Qualunque informazioni riportata sotto al ### non sarà pubblicata.

11 – L’attacco

Come già anticipato, il primo paragrafo del testo è di fondamentale importanza. E’ lo spazio esatto per fornire un’istantanea della notizia. Per farlo, potresti inserire sin da subito dati e statistiche, ma senza esagerare.
Se hai già scritto un titolo efficace e un ottimo sommario, probabilmente scriverai anche un buon comunicato stampa.

12 – Profilare il target

Qual è il tuo pubblico? Beh, in un mondo perfetto, tutti vorrebbero leggere il tuo comunicato stampa. Ma non è così.

Perciò, quel che devi fare è scrivere il comunicato stampa esattamente per il tuo target di riferimento. Fa’ capire ai tuoi interlocutori che parlate la stessa lingua, in termini di linguaggio e di informazioni: un giornalista di cultura vorrà degli accurati approfondimenti in merito alle correnti culturali, agli artisti; un giornalista di economia vorrà dati, grafici, bilanci; un giornalista d’attualità vorrà la curiosità, la nota “di colore” che fa la differenza. Una volta che avrai scritto per il tuo pubblico, potrai mandare il comunicato stampa al segmento di giornalisti da te scelto.

Non mandare a un giornalista economico notizie di cultura, perché finirà per buttarti nello spam. E non potrai più raggiungerlo, nemmeno quando avrai una bella notizia di economia proprio per lui! Quindi seleziona accuratamente i destinatari del tuo comunicato e realizza una mailing list ad hoc ogni volta che la situazione lo richiede. Fare una telefonata in redazione prima o appena dopo l’invio del comunicato stampa ti aiuterà a chiarire eventuali dubbi, ma motiverà i giornalisti a leggere il tuo comunicato. Se li hai chiamati al telefono, deve trattarsi di una notizia interessante.

Conclusione – Come scrivere un comunicato stampa efficace

Le regole di scrittura del comunicato stampa sono ben precise. Con le indicazioni di InfoSeek.it non potrai più fallire. Riassumendo, tutto ciò che devi fare per scrivere un buon comunicato stampa è: scrivere per un target specifico, andare dritto alla notizia (quando c’è), scrivere un testo informativo chiaro e conciso, pensare alla tutela della tua reputazione, quella dei tuoi clienti e delle persone che potresti citare nel comunicato.

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Buona lettura! E buona pubblicazione dei tuoi comunicati stampa su InfoSeek.it.